「了解」はふさわしくない！？意外と知らないメールのビジネスマナー

企業への応募メールや取引先へのメールに、こんなことを記載していませんか？

また、メールの冒頭で挨拶をしたり、名乗ったりしていますか？

私は人事や採用、カウンセラーなどの仕事を在宅で行なっていて、たくさんのメールや応募書類を見てきました。

その中で、「ビジネス上あまりふさわしくないのでは」と感じる文章がたくさんありました。

あなたが「正しい」と思っている意外なことも、実はビジネス上ふさわしくないことがあります。

こんなビジネスメールはダメ！実例を紹介

まずは、良くないメールの例をご紹介します。

NGメール例1：採用応募メール……職務経歴書・履歴書を送ってほしいというメールへの返信

NGメール例2：ビジネスメール……取引先との打ち合わせに遅れそうな状況

ビジネスメールの基本～NG行為から解説

上記の例でご紹介したように、以下のようなメールはビジネス上ふさわしくありません。

相手先の企業と担当者名を記載していない

メールの冒頭では、送り先の企業・担当者名を記載するのがベストです。

いきなり挨拶や本題に入るのではなく、相手方の宛先を記したほうが丁寧な印象を受けます。

特に企業への応募の際や、取引先へのメールの際は注意してみてくださいね。

挨拶をしていない

最初に名乗ったり挨拶したりせずに要件に入っていませんか？

時候の挨拶までは不要ですが、簡単なひと言は必要です。

など。

後者については、「平素はお世話になりありがとうございます」等、敬語の度合いを状況に応じて変更させましょう。

名乗っていない

また、挨拶の後には名乗るようにしてください。

送信元として自分の名前が表示されるのだから、名乗る必要はないのでは？

という意見もありますが、設定されていても名乗るべきです。

そもそも送信元に名前表示が設定されていない場合も多いです。

メールの冒頭では名乗るクセをつけておいたほうがベターですよ。

メール冒頭のまとめ

メールの書き出しからいきなり本題に入る方は多いですが、ビジネスマナーとしてはあまり良くありません。

メールの冒頭には、以下の3点を記載するようにしてください。

スマホから送信していることが明らか

iPhoneからメールを送信すると、「iPhoneから送信」とメールに記載されることがあります。

これもあまり印象は良くありません。

特に、企業やクライアントに応募する際は気をつけてください。

「iPhoneから送信」は消すことができますので、ビジネスメールをiPhoneから送る際は設定するようにしましょう。

また、その他明らかにスマートフォンから送信しているように見えてしまうのも印象が良くありません。

• 「引用返信」をしていない
• 改行をしていない

など。

「スマホからのメール送信はNG」というわけではありませんが、特に企業へ応募する場合はきちんとパソコンから送信したほうがベターです。

絵文字やキャリアのメールからの送信について

ビジネス上、自社の仲の良い同僚や先輩・後輩以外など特例を除いて、顔文字の使用はNGです。

ただ、「！」ビックリマークについては、何度かやり取りをする中で親しみや熱意を込めて使う分には良いケースもあります。

また、ドコモ、au、ソフトバンクなどキャリアのメールアドレスからの送信も避けてください。

応募者の方でまれにいらっしゃって、残念ながらこの点で不合格になりました。

企業に応募する際、メールアドレスがない場合は、Googleアカウントを取得してGmailを使うと良いですよ。

日本語の使い方

相手にとってわかりやすい表現にしたり、きちんとした敬語を使ったりすることは基本です。

プラスアルファとして、心がけると良いポイントをまとめました。

「了解しました」の正しい使い方

ビジネス上、「了解しました」「了解いたしました」と書く方がとっても多いですが、じつはあまりふさわしくありません。

たとえば、私が整体の予約をしたときに

「了解しました。○月○日で予約をお取りしました。よろしくお願いいたします」

というメールがありました。

「了解」という言葉は、目上の人や取引先、お客様に使うにはあまり好ましくありません。

「了解」ではなく「承知いたしました」「かしこまりました」を使用するのが正しい敬語です。

同僚や部下に対しては「了解」でも良いのですが、社外の人や上司に対しては「承知しました」「かしこまりました」を使いましょう。

貴社と御社の使い分け

相手の会社のことを敬語では「御社（おんしゃ）」と言います。

ただ、メールなどの書き言葉では「貴社（きしゃ）」を使うほうがふさわしいです。

「ら抜き言葉」は書き言葉では避ける

• 食べれる
• 見れる
• 出れる
• 決めれる
• 来れる
• 寝れる

上記の言葉は、すべて「ら抜き言葉」です。

話し言葉では一般的になりましたが、書き言葉で記すと違和感を覚える方も多くいます（私もその一人です…）。

気づいたときには修正するようにしましょう。

特に応募書類やビジネス書類、契約書、など正式な文書では避けるべきです。

ちなみに、上記の「ら抜き言葉」を正すと以下のようになります。

文面以外の注意事項

日本語や文面以外のメールの注意事項としては、以下の2つのポイントがあります。

1. 返信方法について

メールには、2つの返信の仕方があります。

友人には自分の返信のみのほうがふさわしいですが、ビジネス上では「引用返信」を使うようにしてください。

※Gmailの場合は最初から「返信」を選ぶと「引用返信」されるように設定されています。

また、返信の際は基本的に「全員返信」をするようにしましょう。

ビジネスメールでは「CC」をよく使います。

この「CC」というのは「カーボンコピー」の略で、簡単に言うと「関係者」のこと。

たとえば、採用担当者である私が、応募者の方にメールを送信するとします。

その場合、

• TO（宛先）は応募者の方　になり、
• CC（関係者）には、他の採用担当メールアドレス　を入れたりします。

もし、あなたが応募者だった場合、ただの「返信」をしてしまうと私個人にしか返信がされません。

一方で「全員返信」にしてもらえれば、私だけでなくCCに入れた他の採用担当者にもメールが入ります。

そうすることにより、万が一私が風邪で休んでいるときなど別の採用担当もメールが見られるので、柔軟に対応することができます。

2. 期限について

企業に応募する際はもちろん、社内外とのやり取りの中で「期限」が設定されていることは多々あります。

もし、体調不良や何かの事情で期限に間に合わない可能性がある場合は、事前に連絡をするようにしましょう。

実際に、応募者の方とのやり取りで以下のケースが発生したことがあります。

体調不良も親族の不幸も辛いことですが、せめてひと言だけでも「遅れます」「対応ができません」とメールするようにしてください。

後者の親族の不幸についてはそのような余裕がないかもしれません。

ただ、企業側も「何かあったのか」と心配をしますので、思い出すことができたら、ひと言でも事情を添えたほうが良いです。

「忙しくて期限に間に合わない」

という場合はもっての他で、必ず事前に連絡するようにしてください。

正しいメールの書き方例

最後に、以上を踏まえてメールの書き方の一例をご紹介します。

例：フリーランスでホームページ作成を受託したケース

まとめ

以上、ビジネスメールにおける多くのポイントをご紹介しましたが、まとめると以下になります。

これらのポイントはできていない方も多いです。

なので、逆に言えば、きちんと記載することで他の応募者やフリーランスの方と差別化することもできます。

また、親しくなってきた場合、あまりに堅苦しすぎるのも相手と距離を感じられてしまうので、相手が多少砕けてきた場合は合わせてかまいません。

（記号の「！」を使うなど）

企業への応募や、フリーランスにとってもクライアントとのやり取りは、自分の仕事の将来に繋がる大事なポイントです。

以上のことが参考になれば幸いです(^^)