「了解」はふさわしくない!?意外と知らないメールのビジネスマナー

企業への応募メールや取引先へのメールに、こんなことを記載していませんか?

  • 「○○の件、了解いたしました」
  • 「御社に魅力を感じ…」

また、メールの冒頭で挨拶をしたり、名乗ったりしていますか?

 

私は人事や採用、カウンセラーなどの仕事を在宅で行なっていて、たくさんのメールや応募書類を見てきました。

その中で、「ビジネス上あまりふさわしくないのでは」と感じる文章がたくさんありました。

 

あなたが「正しい」と思っている意外なことも、実はビジネス上ふさわしくないことがあります

 

えり
この記事では、実際にあったNGメールを交えつつ、メールを書くポイントをまとめました。

 

  • 企業やクライアントの仕事に応募する方・している方
  • 企業やクライアントとメールのやり取りをする方

 

こんなビジネスメールはダメ!実例を紹介

メール

まずは、良くないメールの例をご紹介します。

 

NGメール例1:採用応募メール……職務経歴書・履歴書を送ってほしいというメールへの返信

了解いたしました。

職歴書と履歴書を送付します。
遅くなり申し訳ございません。
ご確認よろしくお願いしますm(_ _)m

 

NGメール例2:ビジネスメール……取引先との打ち合わせに遅れそうな状況

本日の打ち合わせ予定ですが、15時からでしたが、30分遅らせていただけませんでしょうか。
電車の遅延のため、申し訳ございません。広瀬iPhoneから送信
「明らかにダメでしょ」と感じる方は多いかもしれませんが、これらは実際にあったメール内容です。
どこがNGなのでしょうか?
具体的にご紹介しますね。

ビジネスメールの基本~NG行為から解説

メール

上記の例でご紹介したように、以下のようなメールはビジネス上ふさわしくありません。

こんなメールはNG!

  • 相手先の企業・名前を記載していない
  • 挨拶をしない
  • 自分の名前を名乗らない
  • iPhoneなどスマホから送信していることが明らか
  • 顔文字や絵文字を使っている
  • キャリアのメールアドレスを使用している(@docomo.ne.jpなど)

 

相手先の企業と担当者名を記載していない

メールの冒頭では、送り先の企業・担当者名を記載するのがベストです。

○○株式会社
人事部 岸辺様

いきなり挨拶や本題に入るのではなく、相手方の宛先を記したほうが丁寧な印象を受けます。

特に企業への応募の際や、取引先へのメールの際は注意してみてくださいね。

 

挨拶をしていない

最初に名乗ったり挨拶したりせずに要件に入っていませんか

時候の挨拶までは不要ですが、簡単なひと言は必要です。

  • はじめまして
  • お世話になっております

など。

後者については、「平素はお世話になりありがとうございます」等、敬語の度合いを状況に応じて変更させましょう。

 

名乗っていない

また、挨拶の後には名乗るようにしてください。

いつもお世話になっております。
○○株式会社の杉本でございます。

 

送信元として自分の名前が表示されるのだから、名乗る必要はないのでは?

という意見もありますが、設定されていても名乗るべきです。

そもそも送信元に名前表示が設定されていない場合も多いです。

 

メールの冒頭では名乗るクセをつけておいたほうがベターですよ。

 

メール冒頭のまとめ

メールの書き出しからいきなり本題に入る方は多いですが、ビジネスマナーとしてはあまり良くありません。

メールの冒頭には、以下の3点を記載するようにしてください。

  1. 相手先の企業や担当者の名前
  2. 挨拶
  3. 自分の所属や名前

 

スマホから送信していることが明らか

iPhoneからメールを送信すると、「iPhoneから送信」とメールに記載されることがあります。

これもあまり印象は良くありません

 

特に、企業やクライアントに応募する際は気をつけてください。

 

「iPhoneから送信」は消すことができますので、ビジネスメールをiPhoneから送る際は設定するようにしましょう。

 

また、その他明らかにスマートフォンから送信しているように見えてしまうのも印象が良くありません。

  • 「引用返信」をしていない
  • 改行をしていない

など。

 

「スマホからのメール送信はNG」というわけではありませんが、特に企業へ応募する場合はきちんとパソコンから送信したほうがベターです。

 

絵文字やキャリアのメールからの送信について

ビジネス上、自社の仲の良い同僚や先輩・後輩以外など特例を除いて、顔文字の使用はNGです。

ただ、「!」ビックリマークについては、何度かやり取りをする中で親しみや熱意を込めて使う分には良いケースもあります。

 

また、ドコモ、au、ソフトバンクなどキャリアのメールアドレスからの送信も避けてください

応募者の方でまれにいらっしゃって、残念ながらこの点で不合格になりました。

 

企業に応募する際、メールアドレスがない場合は、Googleアカウントを取得してGmailを使うと良いですよ。

 

日本語の使い方

相手にとってわかりやすい表現にしたり、きちんとした敬語を使ったりすることは基本です。

プラスアルファとして、心がけると良いポイントをまとめました。

  • 「了解」は企業や目上の人には使わない
  • メール文面では「御社」ではなく「貴社」を使う
  • 「ら抜き言葉」は避けたほうがスマート

「了解しました」の正しい使い方

ビジネス上、「了解しました」「了解いたしました」と書く方がとっても多いですが、じつはあまりふさわしくありません

 

たとえば、私が整体の予約をしたときに

「了解しました。○月○日で予約をお取りしました。よろしくお願いいたします」

というメールがありました。

 

「了解」という言葉は、目上の人や取引先、お客様に使うにはあまり好ましくありません

 

「了解」ではなく「承知いたしました」「かしこまりました」を使用するのが正しい敬語です。

同僚や部下に対しては「了解」でも良いのですが社外の人や上司に対しては「承知しました」「かしこまりました」を使いましょう。

 

承知しました<承知いたしました=<かしこまりました

 

貴社と御社の使い分け

相手の会社のことを敬語では「御社(おんしゃ)」と言います。

ただ、メールなどの書き言葉では「貴社(きしゃ)」を使うほうがふさわしいです。

 

えり
「御社」が絶対ダメというわけではありませんが、メールや応募書類など書き言葉では「貴社」を使うようにしたほうが印象が上がりますよ。

 

  • 御社:話し言葉で使う
  • 貴社:書き言葉で使う

 

「ら抜き言葉」は書き言葉では避ける

  • 食べれる
  • 見れる
  • 出れる
  • 決めれる
  • 来れる
  • 寝れる

上記の言葉は、すべて「ら抜き言葉」です。

話し言葉では一般的になりましたが、書き言葉で記すと違和感を覚える方も多くいます(私もその一人です…)。

 

気づいたときには修正するようにしましょう。

特に応募書類やビジネス書類、契約書、など正式な文書では避けるべきです。

ちなみに、上記の「ら抜き言葉」を正すと以下のようになります。

  • 食べれる → 食べられる
  • 見れる → 見られる
  • 出れる → 出られる
  • 決めれる → 決められる
  • 来れる → 来られる
  • 寝れる → 寝られる

文面以外の注意事項

メール

日本語や文面以外のメールの注意事項としては、以下の2つのポイントがあります。

  1. 返信方法のポイント
    • 「引用返信」で返信をする
    • 「全員返信」で返信をする
  2. 期限に関する注意事項

1. 返信方法について

メールには、2つの返信の仕方があります。

  • 自分の返信のみを書く方法 → プライベート
  • 相手が送ったメールを「引用」して返信をする方法 → ビジネス

友人には自分の返信のみのほうがふさわしいですが、ビジネス上では「引用返信」を使うようにしてください。

※Gmailの場合は最初から「返信」を選ぶと「引用返信」されるように設定されています。

 

また、返信の際は基本的に「全員返信」をするようにしましょう。

 

ビジネスメールでは「CC」をよく使います。

この「CC」というのは「カーボンコピー」の略で、簡単に言うと「関係者」のこと。

 

たとえば、採用担当者である私が、応募者の方にメールを送信するとします。

その場合、

  • TO(宛先)は応募者の方 になり、
  • CC(関係者)には、他の採用担当メールアドレス を入れたりします。

 

もし、あなたが応募者だった場合、ただの「返信」をしてしまうと私個人にしか返信がされません

一方で「全員返信」にしてもらえれば、私だけでなくCCに入れた他の採用担当者にもメールが入ります

 

そうすることにより、万が一私が風邪で休んでいるときなど別の採用担当もメールが見られるので、柔軟に対応することができます

 

えり
このように、ビジネス上では関係者をCCに入れてメールを送信することが頻繁にあります。返信の際は「全員返信」が基本と考えて問題ありません。

 

2. 期限について

企業に応募する際はもちろん、社内外とのやり取りの中で「期限」が設定されていることは多々あります。

もし、体調不良や何かの事情で期限に間に合わない可能性がある場合は、事前に連絡をするようにしましょう。

 

実際に、応募者の方とのやり取りで以下のケースが発生したことがあります。

「体調不良で期限内に職務経歴書が遅れませんでした」
「身内の不幸があり、面談に行けませんでした」

 

体調不良も親族の不幸も辛いことですが、せめてひと言だけでも「遅れます」「対応ができません」とメールするようにしてください。

後者の親族の不幸についてはそのような余裕がないかもしれません。

ただ、企業側も「何かあったのか」と心配をしますので、思い出すことができたら、ひと言でも事情を添えたほうが良いです。

 

「忙しくて期限に間に合わない」

という場合はもっての他で、必ず事前に連絡するようにしてください。

 

えり
「忙しかったので連絡できなかった」は理由になりませんのでご注意くださいね。

 

正しいメールの書き方例

最後に、以上を踏まえてメールの書き方の一例をご紹介します。

 

例:フリーランスでホームページ作成を受託したケース

 

◯◯株式会社
小林様
CC:辻様いつもお世話になっております。山岸です。
ホームページ修正の件、承知いたしました。記載いただいた期日(○月○日)までに対応し、ご連絡いたします。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

山岸ゆか子

 

まとめ

以上、ビジネスメールにおける多くのポイントをご紹介しましたが、まとめると以下になります。

  • メール冒頭について
    • 相手先の企業・名前を記載する
    • 挨拶をする
    • 名乗る
  • 明らかにスマートフォンから送信している体裁で返信しない
  • 顔文字や絵文字を使わない
  • キャリアのメールアドレスは使用しない
  • 「了解しました」ではなく「承知いたしました」「かしこまりました」を使う
  • 文書上では「御社」ではなく「貴社」を使う
  • 「ら抜き言葉」は避けたほうが○
  • 「全員返信」「引用返信」を意識する
  • 期限に遅れる場合は前もって連絡する

 

これらのポイントはできていない方も多いです。

なので、逆に言えば、きちんと記載することで他の応募者やフリーランスの方と差別化することもできます

 

また、親しくなってきた場合、あまりに堅苦しすぎるのも相手と距離を感じられてしまうので、相手が多少砕けてきた場合は合わせてかまいません

(記号の「!」を使うなど)

 

企業への応募や、フリーランスにとってもクライアントとのやり取りは、自分の仕事の将来に繋がる大事なポイントです。

以上のことが参考になれば幸いです(^^)

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